Ontbrekende gegevens of documenten
Het Omgevingsvergunningendecreet biedt een herstelmogelijkheid bij een onvolledige of onduidelijke aanvraag. Bij een onvolledige aanvraag kan de aanvrager namelijk ontbrekende gegevens of documenten bijbrengen. De vergunningverlenende overheid of omgevingsambtenaar vraagt deze stukken op met een beveiligde zending. En bepaalt daarbij ook de termijn waarbinnen de aanvrager de stukken moet bijbrengen (artikel 19 lid 2 OVD).
De overheid bezorgt binnen de 30 dagen na ontvangst van de stukken het resultaat van het ontvankelijkheids- en volledigheidsonderzoek (artikel 21 lid 1 OVD). Dit is de beslissing over de ontvankelijkheid en volledigheid. En ook de start van de beslissingstermijn voor het verlenen of weigeren van de omgevingsvergunning (artikel 32 §3 OVD).
Start termijn ontvankelijkheids- en volledigheidsonderzoek
Maar wat als de aanvrager de gevraagde documenten niet bezorgt? Moet het bestuur of de omgevingsambtenaar dan eindeloos wachten op deze stukken? Wanneer moeten zij beslissen over de ontvankelijkheid en volledigheid? Uit de rechtspraak blijkt dat hier in de praktijk toch onduidelijkheid over bestaat (RvVb 26 januari 2023, nr. A-2223-0469).
De bevoegde overheid bezorgt het resultaat van het onderzoek binnen de 30 dagen (artikel 21 lid 1 OVD):
- vanaf de dag na datum van de aanvraag
- na ontvangst van ontbrekende gegevens of documenten
Uit de parlementaire voorbereiding volgt dat een formele vraag tot het vervolledigen van de aanvraag ervoor zorgt dat de decretale termijnen “pas beginnen lopen na ontvangst ervan” (Parl.St. Vl.Parl. 2013-14, stuk 2334/1, 36)
Vervolgens start de beslissingstermijn voor het verlenen of weigeren van een omgevingsvergunning (artikel 32 §3 OVD):
- de dag na datum van de ontvankelijkheids- en volledigheidsverklaring
- bij gebreke daaraan: de 30ste dag na datum van de aanvraag
- de 30ste dag na ontvangst van de ontbrekende gegevens of documenten
Deze artikelen zwijgen over de hypothese dat de aanvrager de stukken niet bijbrengt. Toch heeft het niet bijbrengen van opgevraagde documenten niet het onbeperkt uitstel van de beslissing tot gevolg. Dit volgt uit een arrest van de Raad voor Vergunningsbetwistingen van 26 januari 2023 (RvVb 26 januari 2023, nr. A-2223-0469).
Voorbeeld uit het arrest
De volgende datums speelden in deze zaak een rol:
- 2 september 2021: aanvraag
- 29 september 2021: vraag om bijkomende stukken binnen 30 dagen aan te leveren
- 7 oktober 2021: gewijzigde projectinhoud
- 23 december 2021: beslissing omgevingsambtenaar tot onvolledigheid
Volgens de aanvrager liep de termijn om een uitspraak te doen over de ontvankelijkheid en volledigheid af op 6 november 2021. Volgens de omgevingsambtenaar kon hij een beslissing nemen na het nalaten om tijdig de ontbrekende gegevens aan te vullen. Hij ontving niet de juiste documenten en besliste daarom op 23 december 2021 tot onvolledigheid van de aanvraag.
Geen van de partijen heeft het bij het juiste eind. De Raad oordeelt namelijk dat de vervaltermijn in artikel 21 lid 1 OVD start de dag na afloop van de aanlevertermijn om de gevraagde stukken te bezorgen. Omdat volgens de omgevingsambtenaar de stukken niet werden bezorgd, is dat in deze zaak 29 oktober 2021. De beslissing op 23 december 2021 valt dan ook ruim buiten de vervaltermijn. De Raad vernietigde de beslissing tot onvolledigheid.
De Raad maakt daarmee komaf met het eindeloos wachten op stukken. Blijf als overheid of omgevingsambtenaar dus niet (te lang) wachten op bijkomende stukken en houd de aanlevertermijn in de gaten. Het blijven wachten heeft namelijk als risico het verstrijken van de termijn voor het ontvankelijkheids- en volledigheidsonderzoek.
De les uit dit arrest: het startpunt na ontvangst van de ontbrekende gegevens of documenten niet letterlijk interpreteren. Dit geldt alleen in de hypothese dat de aanvrager de ontbrekende documenten effectief bijbrengt binnen de gestelde termijn.
Start beslissingstermijn verlenen of weigeren omgevingsvergunning
Het blijven wachten op gevraagde documenten heeft trouwens ook de start van de beslissingstermijn over de aanvraag in artikel 32 §3 OVD als risico.
De regelgever voegde als startpunt van de beslissingstermijn de 30ste dag na de ontvangst van de ontbrekende gegevens of documenten aan het artikel toe. De memorie gaf zelfs een concreet voorbeeld (Parl.St. Vl.Parl. 2016-17, nr. 1149/1, 143):
- 12 juni 2017: aanvraag ontvangen
- .. juni 2017: vraag bijkomende stukken
- 19 juli 2017: ontvangst gevraagde bijkomende stukken
- 18 augustus 2017: laatste datum uitspraak over ontvankelijk- en volledigheid
Volgt geen uitspraak over de ontvankelijk- en volledigheid? Dan start ook de beslissingstermijn voor het verlenen of weigeren van de vergunning op 18 augustus 2017 (ofwel de 30ste dag na ontvangst van de gevraagde, bijkomende stukken).
Voor de wijziging van het artikel was het startpunt van de beslissingstermijn veel eerder, namelijk 12 juli 2017. De regelgever paste hier een mouw aan door rekening te houden met het opvragen van bijkomende stukken.
Het toevoegen van na de ontvangst van de ontbrekende gegevens of documenten was dus net een zegen en geen vloek. Toch zwijgt ook dit artikel én de memorie over de hypothese dat de aanvrager de stukken niet bijbrengt. Een gemiste kans van de regelgever.
Voorstel voor de regelgever
Om duidelijk te zijn, missen artikel 21 lid 1 OVD en artikel 32 §3 OVD nog de volgende afsluiter: hetzij na afloop van de door de bevoegde overheid of omgevingsambtenaar gestelde aanlevertermijn van de ontbrekende gegevens of documenten.
Al leert de rechtspraak ons nu ook dat in dat geval de beslissingstermijn over de aanvraag start de 30ste dag na afloop van de aanlevertermijn van de stukken.
Wilt u direct antwoord op uw vragen?
Met een abonnement op Schulinck Omgevingsrecht krijgt u binnen 2 werkdagen een juridisch onderbouwd, praktisch antwoord.
Ontdek het zelf via onze database. Nog geen abonnement? Vraag dan snel een demo aan!