Digitalisering openbare onderzoeken in een stroomversnelling door Covid-19?

Een vlotte heropstart van openbare onderzoeken is noodzakelijk voor het afleveren van omgevingsvergunningen en essentieel voor de heropleving van de economie. Gelet op het feit dat burgers nog steeds zo veel mogelijk thuis moeten blijven als gevolg van de COVID-maatregelen, rijst de vraag hoe het recht op inspraak en inzage zal gegarandeerd worden tijdens deze openbare onderzoeken. Het antwoord is tweeledig. Enerzijds is de gemeentelijke dienstverlening in de gemeentehuizen volgens minister Demir essentieel en mogen burgers zich hiervoor dan ook verplaatsen, anderzijds blijft social distancing nog altijd de norm om verdere Corona-verspreidingen te beperken.

Daar waar inzage in dossierstukken op het gemeentehuis grote gezondheidsrisico’s meebrengt, kan de digitale weg een veilig en flexibel alternatief bieden. Gemeentebesturen en belangenorganisaties zoals de VVSG, VOKA, Natuurpunt, NAV en BBL pleiten al langer voor dergelijke digitalisering. De Vlaamse overheid heeft dan ook besloten om vanaf midden mei het merendeel van dossierstukken inzake omgevingsvergunningen tijdens het openbaar onderzoek online beschikbaar te maken op het Omgevingsloket. Voor dossiers waarvoor geen medewerking van een architect vereist is zullen zelfs alle dossierstukken tijdens het openbaar onderzoek raadpleegbaar zijn. Ook de eindbeslissing zal dan publiek toegankelijk zijn op het loket. Openbare onderzoeken zo veel mogelijk digitaal organiseren is dus de boodschap, maar is dat wel haalbaar in de praktijk? In dit artikel worden enkele bedenkingen besproken.

Vergunningsaanvragers kunnen een omgevingsvergunning aanvragen in het Omgevingsloket. Op dit digitale platform zal de bevoegde overheid vervolgens de vergunning verder kunnen afhandelen en de aanvrager informeren. Het probleem met dit Omgevingsloket is dat niet alle informatie uit de dossiers publiek toegankelijk is, ondanks dat het wel aanwezig is in de dossiers. Het gaat vaak om documenten waarop een auteursrecht rust, bijvoorbeeld bouwplannen van architecten. Bij de invoering van het Omgevingsloket hadden de beleidsmakers echter het doel om alle belangrijke dossierstukken digitaal raadpleegbaar te maken. Twee jaar later blijkt dit een loze belofte. Daarnaast kent het Omgevingsloket nog andere gebruikersgebreken die een vlotte en complete digitalisering van de vergunningsprocedure in de weg staan, zoals het ontbreken van een ontvangstmelding voor de aanvrager als een bezwaarschrift wordt ingediend. Recentelijk was er ook nog geen manier om te controleren of de persoon die als architect werd opgegeven in het dossier effectief gerechtigd was om dat beroep uit te oefenen.

Het gemeentepersoneel wordt momenteel, in tijden van Corona, overstelpt met bijkomende taken om de veiligheid van hun burgers te garanderen. Denk maar aan het nemen van extra maatregelen, handhaving van die maatregelen, publiceren van actuele informatie en richtlijnen enz. Verder zijn nieuwe openbare onderzoeken opnieuw gestart en lopende onderzoeken verdergezet. Terwijl de gemeenten het dus al enorm druk hebben met het opnieuw afhandelen van vergunningsaanvragen (aanvrager informeren, affiches plaatsen…) en het nemen van Corona-maatregelen, vraagt de beslissing om dossierstukken tijdens openbare onderzoeken te digitaliseren ook nog de nodige inspanningen van de gemeenten. Zo moeten gemeenten onder andere eerst de plannen opvragen bij de architecten om ze vervolgens met gespecialiseerde software te beveiligen, zodat hun auteursrecht beschermd blijft (op die manier wordt het onmogelijk om de informatie op te slaan of te kopiëren). Daarna kunnen de gemeenten de plannen pas digitaal ter beschikking stellen. Niet te vergeten dat de bijkomende werkdruk ook nog eens op proef wordt gesteld omdat het gemeentepersoneel tot op heden nog niet op volle kracht functioneert. Dit omwille van het feit dat niet alle taken uitvoerbaar zijn vanop afstand en niet alle personeelsleden gelijktijdig aanwezig mogen zijn in het gemeentehuis.

Zoals blijkt uit bovenstaande punten zal de medewerking van het gemeentepersoneel belangrijk zijn voor het digitaliseren van openbare onderzoeken. Bovendien spelen ook andere actoren een belangrijke rol. Allereerst heeft de Vlaamse overheid de taak om alle documenten die wél beschikbaar zijn op het gemeentehuis ook digitaal te maken. Ten tweede zal de burger die zich beroept op het recht op inzage in het gemeentehuis, zich moeten aanpassen en zich digitaal engageren. Sterker nog, als we naar een volledige digitalisatie van openbare onderzoeken gaan kunnen bekendmakingen via aanplakking, publicaties in een dag- of weekblad of via individuele kennisgeving op termijn ook achterwege gelaten worden. Tot slot zal een optimale digitalisering van de openbare onderzoeken eveneens afhangen van de bereidheid van de architecten om hun auteursrechtelijk beschermde plannen digitaal inzage te geven. Dit is echter geen verplichting en vereist steeds hun toestemming.

Digitale plannen kunnen evenwel in het gedrang komen wanneer er contractueel bepaald is om de privacy van de opdrachtgever of de confidentialiteit van het project te waarborgen. Overigens zal de eindbeslissing evenzeer niet publiek zijn, omdat vele gemeenten deze plannen opnemen in hun vergunningsbeslissing. Deze beslissing als gestructureerde informatie in het loket ingeven zou een oplossing kunnen zijn om de beslissing zonder de plannen te publiceren. Helaas blijven plannen wel cruciaal om te beoordelen of iemand een bezwaar wil maken. Het blijft de vraag wanneer een complete digitalisering van alle documenten mogelijk zal zijn, want als COVID-19 in een tweede golf opnieuw uitbreekt, dan kunnen we maar beter goed voorbereid zijn en niet teruggrijpen naar onsuccesvolle termijnverlengingen.

Begin dit jaar kondigde minister Demir in de Commissie Leefmilieu van het Vlaams parlement aan dat een evaluatie van het Omgevingsloket in 2020 nog op de agenda staat. Er is zeker en vast vooruitgang. Zo is er sinds 6 april een oplossing gevonden om onmiddellijk na te gaan of de persoon die in het omgevingsdossier wordt opgegeven als architect ook effectief gerechtigd is om het beroep uit te oefenen door een automatische koppeling tussen de databank van de Orde van Architecten en het Omgevingsloket. Positief nieuws dus, maar één ding is zeker: vandaag is er nog veel werk aan de winkel om het Omgevingsloket gebruiksvriendelijker te maken en optimaler te kunnen inzetten in een digitale wereld. COVID-19 geeft de beleidsmakers alvast een duwtje in de rug om de digitalisering van openbare onderzoeken in een stroomversnelling te steken.