Plannen
Wanneer je een afdeling ruimte binnenwandelt bij een lokaal bestuur, zijn plannen niet weg te denken. In het kader van openbaarheid van bestuur moet er een onderscheid gemaakt worden tussen architecturale plannen en andere plannen.
Architecturale plannen
Enkel met toestemming van de ontwerper van een werk dat auteursrechtelijk beschermd is, kan een kopie of afschrift van bouwplannen worden toegestaan (Beslissing OVB/2025/149). Een inzage van de bestuursdocumenten is zonder meer mogelijk (Beslissing OVB/2015/1; Beslissing OVB/2014/228; Beslissing OVB/2012/12 en Beslissing OVB/2010/200). Ook is het voor de lokale besturen niet verplicht om toelating te vragen aan de auteur of het auteursrechtelijk beschermd bestuursdocument kan overgemaakt worden (Beslissing OVB/2025/247, Beslissing OVB/2025/277).
Architecturale plannen zijn auteursrechtelijk beschermde documenten. Alleen de auteur van een werk van letterkunde of kunst heeft het recht om het op welke wijze of in welke vorm ook, direct of indirect, tijdelijk of duurzaam, volledig of gedeeltelijk te reproduceren of te laten reproduceren (Artikel XI.165 WER). De werken genieten de bescherming van het auteursrecht indien ze van oorspronkelijkheid getuigen, wat inhoudt dat het werk de persoonlijke stempel draagt van de auteur. De bescherming ontstaat van rechtswege (Beslissing OVB/2025/149; Beslissing OVB/2025/133).
Bijgevolg worden ook enkel het inplantingsplan en eventueel technische doorsneden gepubliceerd in het omgevingsloket (Vr. en Antw. Vl.Parl., 2018-19, 24 januari 2019 (Vr. nr. 218 B. Tommelein)).
Overige plannen
Een plan dat louter neerkomt op het in kaart brengen van de bestaande situatie is niet auteursrechtelijk beschermd. Om recht te hebben op auteursrechtelijke bescherming is het noodzakelijk dat het werk te kwalificeren valt als een eigen intellectuele schepping van de maker (RvS 29 maart 2018, nr. 241.161).
Overige plannen, zoals het liggingsplan, het omgevingsplan, het inplantingsplan bestaande toestand en het terreinprofiel bestaande toestand kwalificeert de beroepsinstantie niet als auteursrechtelijk beschermd. Deze plannen zijn namelijk niet meer dan een beschrijving van een reeds vooraf bestaande toestand en zijn dus geen eigen, oorspronkelijke schepping van de auteur-architect (Beslissing OVB/2020/177).
Een opmetingsplan van een landmeter valt ook niet onder de bescherming van het auteursrecht (Beslissing OVB/2021/077), omdat er geen ‘creatieve’ zaken aanwezig zijn. Een opmeting is slechts een technische opname maar bevat gewoon een weergave van een bestaande toestand.
Toch kan ook een verkavelingsplan auteursrechtelijk beschermd zijn. Denk maar aan een bijzonder vormgegeven verkavelingsplan of een verkavelingsplan met de nodige originaliteit en het vereiste individuele karakter om toch door het auteursrecht te worden beschermd. Die plannen getuigen van een voldoende mate van creativiteit en oorspronkelijkheid om de auteursrechtelijke bescherming te genieten. (Beslissing OVB/2025/133; Beslissing OVB/2025/149).
Een bijzonder vormgegeven verkavelingsplan kan ook auteursrechtelijk beschermd zijn.
Omgevingsvergunningen en bezwaarschriften
Hoe zit het dan met de omgevingsvergunningen? Omgevingsvergunningen bevatten elementen die raken aan de persoonlijke levenssfeer zoals bijvoorbeeld namen en adresgegevens. Als het belang van de openbaarmaking evenwel niet opweegt tegen de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van derden, moet de instantie de openbaarmaking weigeren, dan wel gedeeltelijk openbaar maken wanneer het mogelijk is om de persoonsgegevens weg te laten (Beslissing OVB/2014/228; Beslissing OVB/2011/57; Beslissing OVB/2007/12 en Beslissing OVB/2006/94) (artikel II.34 Bestuursdecreet). Ook de via het omgevingsloket ingediende bezwaarschriften, ongeacht of zij online zichtbaar zijn op het omgevingsloket of niet zijn principieel openbaar en kunnen enkel van de openbaarheid worden afgeschermd in toepassing van de uitzonderingsgronden zoals bepaald in het Bestuursdecreet (Beslissing OVB/2024/170).
Het negatief beantwoorden van de vraag “Mogen derden dit bezwaarschrift zien?” en “Mogen derden de naam van de indiener zien?” in het omgevingsloket heeft enkel en alleen betrekking op wat online in het omgevingsloket zichtbaar is en kan niet gelden als vertrouwelijkheidsmelding in het kader van de openbaarheid van bestuur. Een vertrouwelijkheidsmelding in het kader van de openbaarheid van bestuur dient immers uitdrukkelijk opgenomen te zijn in het betrokken bestuursdocument zelf (Beslissing OVB/2024/170). De persoonsgegevens moeten ook daar geanonimiseerd worden bij een afschrift van het bezwaarschrift (Beslissing OVB/2014/228; Beslissing OVB/2011/57; Beslissing OVB/2007/12 en Beslissing OVB/2006/94).
Onvolledige bestuursdocumenten
Ook mogen we niet vergeten dat tussentijdse rapporten, adviezen en nota’s nog voor de eindbeslissing is gevallen onder de openbaarheidsregels kunnen vallen. Dit voor zover ze definitief af zijn en dus ondertekend door de bevoegde persoon. Zelfs al zijn deze documenten vatbaar voor wijziging of herziening ten gevolge van nieuwe factoren en elementen, blijven zij vatbaar voor openbaarmaking (Parl.St. Vl. Parl. 2017-18, 1656/1, 56-57).
Er moet daarbij wel een onderscheid gemaakt worden tussen documenten die gemaakt worden in het kader van een besluitvormingsprocedure en andere documenten. Documenten ter voorbereiding van een besluitvormingsprocedure zijn pas af indien ze een definitieve status hebben verkregen en dus ondertekend zijn door de persoon die in het kader van deze procedure bevoegd is. Maar dat betekent niet dat er een eindbeslissing in de procedure zou moeten genomen zijn.
Zo zijn adviezen of bezwaarschriften ter voorbereiding van een beslissing over een omgevingsvergunning die af zijn, vatbaar voor openbaarmaking (Beslissing OVB/2014/228). Een online beschikbaar voorontwerp van een RUP is dat eveneens Beslissing OVB/2009/9).
Een document waarbij de overheid aan de aanvrager de ontbrekende gegevens voor de aanvraag tot omgevingsvergunning opvraagt, is daarentegen niet openbaar. Het gaat om een onvoltooid, onvolledig document dat nog verdere aanvullingen behoeft en bovendien had dit heel specifiek betrekking op de onvolledigheid van de omgevingsvergunningsaanvraag. De Beroepsinstantie beschouwt dat document als een accessorium van een onvolledige vergunningsaanvraag (Beslissing OVB/2023/247).
Let op: tekst loopt door onder afbeelding.
Inzageloket
Het bestuur heeft 20 kalenderdagen de tijd om de aanvraag tot openbaarmaking van een bestuursdocument te beantwoorden (artikel II.43 Bestuursdecreet). In het verleden bracht dit heel wat problemen in het kader van administratieve beroepen tegen een omgevingsvergunning. De administratieve beroepstermijn liep vaak op zijn einde terwijl er nog een ruime termijn tot aflevering van de noodzakelijke bestuursdocumenten door de overheid overbleef. Ondanks de grote inspanning van de lokale besturen, konden niet altijd alle bestuursdocumenten tijdig bij de beroepsindiener geraken. Bovendien moest de burger vaak naar het gemeentehuis om het dossier volledig te raadplegen omdat het niet volledig digitaal beschikbaar was in het Publiek loket.
Het Inzageloket bracht in 2025 gelukkig soelaas. Het Inzageloket voorziet om tijdens het openbaar onderzoek en tijdens de beroepsperiode inzage te verlenen in de noodzakelijke bestuursdocumenten. Op basis van een watermerk kunnen ook de plannen bekeken worden. Op het omgevingsloket daarentegen worden de plannen omwille van het auteursrecht niet digitaal gepubliceerd (artikel 24 § 4 OVB).
Complexe afweging
Met het Inzageloket zijn de nodige stappen gezet om de openbaarmaking van bestuursdocumenten praktisch werkbaar te maken. Toch blijft de afweging voor de lokale besturen complex. Uit de beslissingen blijkt dat sommige plannen (zoals situatietekeningen, opmetingen , …) standaard niet beschermd zijn, terwijl andere – zoals creatief vormgegeven verkavelingsplannen – dat soms wél zijn. Lokale besturen moeten telkens oordelen en afwegen of een document “creatief” genoeg is om auteursrecht te genieten. Bovendien kunnen online-keuzes van indieners (“mogen derden dit zien?”) verwarring over de vatbaarheid voor openbaarmaking scheppen. Geen eenvoudige taak voor de lokale besturen dus.