Sinds december vorig jaar maakt Wielsbeke als eerste Vlaamse gemeente gebruik van Schulinck Omgevingsrecht. Voor diensthoofd omgeving Magali Penninck betekent dat vooral tijdswinst. “Voor we de databank en helpdesk gebruikten, zaten we op een eiland en moest ik zelf veel uitzoeken. Nu vind ik het meteen in de databank of doe ik mijn probleemsituatie uit de doeken bij de helpdesk en krijg ik binnen de twee dagen een duidelijk antwoord in eenvoudige taal.”

De gemeente Wielsbeke in West-Vlaanderen telt bijna 10.000 inwoners, en is de thuisbasis voor veel bedrijven en industrie. Omgeving en ruimtelijke planning is bij momenten dan ook een complex onderwerp voor Magali en haar collega’s. Het vinden van de juiste informatie en gepast advies vergde vaak veel tijd en soms ook geld, wanneer juridische experts moesten worden ingeschakeld. De versnipperde wetgeving was een kluwen waar ze geregeld in verdwaalden. Zelfs overleg met collega’s van andere gemeenten of advies van het departement van de provincie bracht niet altijd het gezochte resultaat binnen een redelijke termijn.

Daarom sprak Schulinck Omgevingsrecht hen meteen aan, toen Wolters Kluwer het in Wielsbeke kwam voorstellen. “We hadden direct het gevoel dat we veel tijd zouden besparen. Omdat de wet- en regelgeving gebundeld wordt, zagen we hierin ook een soort houvast of back-up bij onze beslissingen inzake omgevingsrecht. Nu we het product al enkele maanden gebruiken, kunnen we alleen maar bevestigen dat de verwachtingen helemaal zijn ingelost”, vertelt Magali.

Toegankelijk, duidelijk en snel advies van experten

In december 2020 begonnen Magali en haar collega’s het product te verkennen. De hele dienst kreeg toegang tot de databank en volgde een opleiding. Vooral de helpdesk bleek een enorme meerwaarde, waarvan ook gretig gebruik wordt gemaakt. “Als ik een vraag heb waarop ik niet meteen een antwoord vind in de databank, dan consulteer ik de experts en doe ik de probleemsituatie uit de doeken. Tot nu toe kreeg ik altijd de dag zelf of een dag later een antwoord waarin alle informatie gebundeld is, inclusief links zodat je zelf de relevante wetten of rechtspraak kan nalezen”, legt Magali uit.

Voor haar zijn de antwoorden ook heel toegankelijk en duidelijk, onder andere omdat ze niet in juristentaal zijn geschreven. Magali stelde bijvoorbeeld al veel vragen over trage wegen aan de helpdesk, waar ze sindsdien nog regelmatig naar teruggrijpt. “Het leuke is dat ik mijn vragen soms zie terugkomen in de wekelijkse nieuwsbrief met vraag van de week. Je merkt ook dat de experten de databank constant aanvullen en uitbreiden, bijvoorbeeld met de antwoorden op mijn vragen”, voegt ze toe.

“De informatie die je krijgt is niet alleen nuttig maar ook correct, je kan erop vertrouwen”

Ondertussen heeft Magali nog beter leren werken met zoektermen en vindt ze vlot haar weg in de databank. Zo bevat Schulinck Omgevingsrecht onder meer thematische analyses. Daarin worden wetteksten, regelgevingen, rechtspraak en interpretatie over een bepaald onderwerp, bijvoorbeeld een procedure, gecombineerd. Zo kom je bijvoorbeeld te weten hoe er in het verleden over een zaak geoordeeld is. “De twee grote pluspunten van Schulinck Omgevingsrecht zijn voor mij die analyses en de helpdesk. De informatie die je krijgt is niet alleen nuttig maar ook correct, je kan erop vertrouwen”, zegt Magali.

Van eiland naar vlotte dienstverlening

Het gebruik van de databank en helpdesk betekent veel tijdswinst voor de ambtenaren zelf, maar zorgt ook voor een betere dienstverlening naar burgers. “Als burgers of bedrijven naar ons komen met een vraag, kunnen we ze sneller helpen en een volledig en juist antwoord geven. Vroeger zaten we op een eiland, nu hebben we altijd iets om op terug te vallen.”

Wielsbeke werkt nog altijd samen met juristen voor complexe en moeilijke dossiers. “Een jurist inschakelen voor elke burger die een vraag heeft, is natuurlijk niet haalbaar en dat zouden bovendien dure adviezen zijn”, lacht Magali. Schulinck Omgevingsrecht biedt niet alleen vaak antwoorden waar ze anders juridische experts voor hadden moeten inschakelen, het is ook een goed klankbord om advies en beslissingen aan te toetsen.

Samengevat vormt Schulinck Omgevingsrecht een heuse meerwaarde voor kleine organisaties omdat het een snelle en gemakkelijke toegang is naar alle informatie over omgevingsrecht. “Ik geef de tool een 8 op 10. Er is nog ruimte voor verbetering uiteraard, vooral omdat de databank voortdurend wordt verrijkt. Maar ze is heel toegankelijk, ik werk er graag mee”, besluit ze.